Как восстановить утерянную трудовую книжку: особенности процедуры

Порядок действий при утере трудовой книжки

Процедура восстановления трудовой книжки довольно длительная, а потому люди с небольшим количеством записей в трудовой обычно просто заводят новую. Но такой трюк не пройдет, если в документе много записей. При утрате трудовой книжки аннулируется и весь наработанный стаж, а потому гражданину выгоднее позаботится о восстановлении.

Потеря трудовой книжки сотрудником

Порядок действий при утрате документа сотрудником оговорен в Постановлении от 16 апреля 2003 года. Пункт 30 свидетельствует о том, что ответственность по восстановлению книжки лежит именно на работнике. В пункте 31 есть указание о необходимости немедленного оповещения работодателя об утрате документа. Для этого потребуется составить заявление в письменной форме. В течение 15 дней работодатель выдает дубликат книжки.

Порядок действий

Для восстановления ТК понадобятся следующие бумаги:

  • Пустая ТК и вкладыш к ней, если он необходим.
  • Трудовые договоры с предыдущих мест работы.
  • Приказы об увольнении, назначении сотрудника и прочее.
  • Справка из ПФР.

Хорошо, если у человека есть копия трудовой книжки. Требуется заверять ее в отделе кадров при каждой смене работы.

Первый шаг для восстановления документа – составление заявления работодателю. В законе нет четких указаний по составлению этого заявления. Оформляется оно в свободной форме. Направляется в отдел кадров последнего места работы. Новую трудовую книжку выдает именно работодателем на основании документов, предоставленных сотрудником. Подтвердить свою деятельность и стаж можно при помощи трудовых договоров, приказов о назначении. Получить документы можно по прежним местам работы. Для подтверждения своего стажа понадобится справка из Пенсионного фонда.

ВАЖНО! Для подтверждения своего стажа понадобятся подлинники документов.

ВНИМАНИЕ! Человек может позаботиться об упрощении восстановления наперед. Для этого потребуется копия трудовой книжки, заверенная по всем правилам. Если документ заверен, записи из копии просто переносятся в новую книжку. Сотруднику не придется бегать по бывшим местам работы. Это оптимальный вариант, так как, при большом стаже, не все записи удается восстановить. Некоторых мест работы может уже просто не существовать, так как компании имеют свойство закрываться.

Восстановление книжки через ПФР

Восстановление документа через ПФР – наиболее простой вариант. Это бесплатная и быстрая процедура. Рассмотрим шаги по восстановлению:

  1. Составление заявления о восстановлении ТК.
  2. Подача заявления лично или заказным письмом.
  3. Через 10 дней ПФР отправляет ответ, в котором указывается период работы сотрудника, его стаж и компании, в которых работал человек.

ВАЖНО! Восстановление через ПФР – метод, имеющий ограничения. Персональный учет в фонде начал вестись относительно недавно, а потому таким путем можно получить не все данные. В частности, в ПФР хранятся сведения только за последние пять лет.

Восстановление через государственный архив

Данный метод актуален при наличии следующих обстоятельств:

  1. Предыдущие места работы закрыты.
  2. В ПФР отсутствует требуемая информация.

Во всех остальных ситуациях имеет смысл воспользоваться другими методами, так как восстановление через архив – трудоемкая процедура. Для получения требуемой информации нужно отправить письменный запрос. Однако нужно быть готовыми к тому, что ответ придет нескоро.

ВАЖНО! Если сотрудник работал вахтовым методом, то нужно направлять запросы в региональные архивы.

Что делать, если последнее место работы было ликвидировано?

Для восстановления нужно идти к своему предыдущему работодателю. Если данная компания были ликвидирована, то идти в ПФР или архивы бессмысленно, так как сотрудник не может самостоятельно вносить записи о трудовом стаже. Единственный выход из положения – обращение в суд. Требуется составить иск. Обращением в архивы и ПФР будет заниматься именно суд. На основании полученной информации оформляется дубликат.

Потеря документа работодателем

Если трудовая книжка была утеряна работодателем, то именно на него возлагается ответственность по восстановлению. К примеру, если произошла массовая потеря книжек, работодатель собирает комиссию для установления стажа всех работников. В нее входят только незаинтересованные лица:

  • сотрудники других отделов;
  • участники профсоюза;
  • представители исполнительной власти.

Если точные сведения о месте работы сотрудника отсутствуют, информацию должны подтвердить два свидетеля. По итогам осуществленной работы составляется акт. Пункт 34 Постановления, упомянутого ранее, указывает на использование акта при восстановлении.

В законе не содержатся точные указания касательно действий при утере документа работодателем. При утрате большого количества книжек организация может быть оштрафована за ненадлежащее хранение по КоАП. Если компания потеряла документ, а потому не может выдать его при увольнении сотрудника, последний может запросить компенсацию.

ВНИМАНИЕ! Если утерян документ одного сотрудника, работодатель проводит стандартные действия: обращается в ПФР, государственный фонд.

Действия сотрудника

Если у работника есть подозрения, что работодатель потерял документ умышленно, он может обратиться в Трудовую инспекцию. В суд имеет смысл идти только в том случае, если сотрудник уверен, что организация умышленно потеряла документ. В судебный орган можно идти при следующих обстоятельствах:

  • Работодатель отказывается восстанавливать книжку без объяснения причин.
  • Работодатель отрицает факт трудоустройства гражданина.
Читать еще:  Снижение кадастровой стоимости недвижимости

Суд обязывает компанию позаботиться о выдаче дубликата.

ВНИМАНИЕ! Суд является крайней мерой, так как мера предполагает трату времени, составление иска. Платить пошлину не нужно, так как дела, связанные с Трудовым кодексом, сборами не облагаются.

Особенности заполнения дубликата ТК

В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.

На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об оформлении дубликата трудовой книжки при утере можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.

Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.

Утеря трудовой и тонкости восстановления документов

Столкнувшись с ситуацией утери документов, не каждый из представляет порядок их восстановления. Определенные сложности ожидают тех, кому случилось утратить трудовую книжку – единственное подтверждение их профессиональной деятельности или вообще факта официальной работы. Прежде чем преступить к описанию того, как восстановить утерянную трудовую книжку, следует разобраться с вопросом виновности произошедшего.

При трудоустройстве сохранность трудовых книжек обеспечивается работодателем, кадровой службой предприятия или организации, в которой трудится ее хозяин. Если утеря произошла по вине работодателя, то и ответственность за восстановление документа лежит на нем, соответственно, решить вопрос с восстановлением предстоит организации.

Если трудовая была выдана сотруднику на руки, о чем имеется подтверждающий документ, запись в журнале, а последний допустил ее утерю, то и вопрос с восстановлением придется решать ему.

Итак, рассмотрим порядок действий, определенный для обеих ситуаций.

Если утерял работодатель

При обнаружении факта утери трудовой работодателем, сотруднику следует предпринять следующие действия:

  • Подать заявление – запрос на имя руководителя организации –работодателя, указав в нем о факте утери и необходимости восстановления или выдачи дубликата, законодательно определено, что сделать это работодатель должен в течение 15 дней, после получения сообщения;
  • Заявление подается лично, в этом случает важно предусмотреть два экземпляра для фиксации даты подачи, а также почтой, но посредством заказного письма с уведомлением.

Сам процесс восстановления заключается в подаче соответствующих запросов в те организации, где гражданин трудился ранее, с целью определить периоды его трудоустройства.

При утере или утрате, например, при пожаре, нескольких книжек, работодателю необходимо создать специальную комиссию, с включением в нее специалистов-кадровиков и представителей профсоюзной организации.

Если в процессе подачи запросов, выяснилось, что учреждение, в котором трудился сотрудник ранее, ликвидировано, то получить информацию следует в архиве или Пенсионном фонде. В ситуации отсутствия данных, обращаться необходимо в суд.

Если утеря произошла по работника

Виновность работника в любом случае приведет его к последнему нанимателю с просьбой о восстановлении документа. Процедура идентична и заключается в подаче заявления. Сроки восстановления также составляет полмесяца.

Если произошла кража документов, то необходимо обратиться в полицию с соответствующим заявлением. В этом случае придется подождать, пока дознавателем будет вынесено решение по поданному заявлению. Последнее не является обязательным условием.

В ситуации, если виновен сам гражданин в утере, бывший наниматель может оказать содействие, но это не является его обязанностью. На практике, собирать сведения с предыдущих мест работы придется самостоятельно, а работодатель на основании собранных сведений заполнит новую трудовую или дубликат.

На практике восстановление происходит следующим образом: работник посещает лично все действующие учреждения, в которых он трудился, а кадровые сотрудники на основании имеющихся у них приказов, вносят сведения в трудовую книжку. Если организация прекратила свою работу, например, было ликвидировано, то сотруднику необходимо направить запрос в Пенсионный фонд или архив, а на основании полученного ответа, кадровая служба на последнем рабочем месте сделает соответствующую запись.

Несколько советов на случай утери

В ряде государственных учреждений еще на стадии трудоустройства для личного дела и рассмотрения кандидатуры запрашивается копия трудовой книжки. Как правило, она заверяется самим работодателем. По сути, печать организации делает копию верной или достоверной. Последнее означает, что подняв личное дело сотрудника, на основании такой копии можно произвести восстановление документа. Кстати сказать, если утеря трудовой книжки произошла по вине работодателя, кадровая служба именно так и поступает.

Читать еще:  Льготы и пособия матерям одиночкам в россии и регионах

На случай утраты документа можно себя застраховать, сделав копии и заверив их у нотариуса. Стоимость такой процедуры составит в пределах тысячи рублей, но в сравнении с затратами времени и средств на восстановление документа – это небольшая плата.

Поможет это и в том случае, если восстанавливать периоды работы придется в суде. Заверенная копия послужит весомым доказательством. Сможет ее принять и Пенсионный фонд при исчислении пенсии.

Если ксерокопия не заверена, отчаиваться не стоит. Последняя существенно упростит процесс восстановления. В запросах будет возможность указать конкретные периоды и данные, номера приказов, что существенно упростит поиски и ускорит процесс.

Восстановление трудовой книжки через ПФР

Сравнительно недавно было сообщение о том, что в наступившем году будет предпринята попытка отказаться от ведения трудовых книжек. Последнее объясняется тем, что вся информация о трудовой деятельности граждан сосредоточена в ПФР, если трудоустройство официальное и работодатель платит взносы.

Отсюда и ответ на вопрос о возможности восстановления трудовой через ПФР. При утрате трудовой книжки в этот орган необходимо направить заявление-запрос

Ответ должен последовать через 10 дней. Платить за это не придется, но в силу того, что практика персонального учета введена сравнительно недавно, а значит, информацию, скорее всего, предоставят за последние годы трудовой деятельности.

Заявление подкрепляется документами:

  • Трудовые договора с компаниями;
  • Другие трудовые книжки или копия утраченной;
  • Справки от предприятий, где работал сотрудник, включая выданные о зарплате, с места работы;
  • Копии и выписки из приказов о принятии и увольнении.

Запросить у руководителей организаций и учреждений можно и копии зарплатных ведомостей или выписки из них, если сохранились, то можно предоставить зарплатные квитанции или выписку из банка по счету или карте. Данные документы будут необходимы, если придется восстанавливать трудовую через суд.

Поход в архив или если предприятие больше не работает

После ликвидации предприятий, его документы, лицевые счета и бухгалтерская отчетность передается в архив по месту его деятельности. Если предприятие, на котором трудился утративший документ гражданин, более не функционирует, есть смысл подать запрос в архив. Архивная справка позволит доказать факт трудовой деятельности при восстановлении трудовой, при начислении пенсии и при доказательстве стажа в суде.

Как правильно восстановить утерянную трудовую книжку: порядок действий

Утеря трудовой книжки ведет за собой ряд проблем, связанных с будущим трудоустройством, карьерным ростом и начислением пенсии. Особенно это тяжело для тех лиц, которые дорожат своей квалификацией и стажем работы. Кроме того, в некоторых случаях ее утеря может повлиять на получение визы, кредита, субсидии и прочего. Существует законный порядок действий, как восстановить утерянную трудовую книжку, вернее, это уже будет ее заверенный дубликат.

Процедура эта займет много времени, особенно, если человек имеет большой стаж и сменил не одно место работы. Осложнения могут быть вызваны тем, что некоторые компании и фирмы могут быть уже ликвидированы, и у работника не будет возможности связаться с ними.

Восстановление трудовой книжки является делом индивидуальным. Если документ совсем свежий и имеет всего одну или две записи, в этом случае можно не заниматься этим вопросом. Другое дело, когда в книжке хранится вся история трудовой деятельности человека за многие годы – тогда необходимо как можно раньше заняться оформлением ее дубликата.

Порядок действий

Для оформления дубликата трудовой книжки вам понадобится:

  • Бланк новой трудовой книжки. Если книжку продолжал вкладыш, то купите и такой бланк.
  • Если есть в наличии – копия трудовой с максимально актуальными сведениями.
  • Придется поднять трудовые договоры со всех предыдущих мест работы.
  • Приказы об увольнениях, назначениях, переводах и прочее.
  • Справка из Пенсионного фонда о трудовом стаже.

Процедуру восстановления этого важного документа значительно облегчит наличие копий трудовой книжки. Делать ее желательно каждый раз при смене места работы или деятельности и обязательно заверить ее при этом в отделе кадров или соответствующей инстанции. Кроме того, немаловажное значение имеет то, каким образом произошла утеря трудовой книжки. В том случае, если она была просто повреждена, при создании ее дубликата восстанавливаются внятно читаемые записи, остальные вносятся на основании подтверждающих документов, предоставленных работником с предыдущих мест работы. При выдаче новой трудовой книжки в ней ставится отметка о том, что она является дубликатом, а также подобный штамп ставится в личной карточке работника.

Заявление работодателю

Если потерял трудовую книжку, как ее восстановить и что необходимо сделать в первую очередь? Сначала необходимо написать заявление об утере документа. Подавать его надо в кадровую службу того предприятия, о котором сделана последняя запись в трудовую книжку.

В том случае, если уже заключен трудовой договор на новом месте работы, то обращаться придется туда. Кадровики обязаны будут подать запросы в соответствующие инстанции для подтверждения трудовой деятельности работника и внести их в дубликат. Работодатель будет обязан согласно законодательству, в частности, постановлению «О трудовых книжках», выдать на руки заверенный дубликат документа со всеми соответствующими записями в течение 15 календарных дней.

Читать еще:  Как проводится выездная регистрация и сколько будет стоить

Кроме того, работник может самостоятельно заняться ее восстановлением. При наличии у него заверенной копии утерянной трудовой книжки все записи просто переносятся в новый документ без подтверждения. Если таковой не имеется, придется потратить свое время и заняться сбором необходимых документов и справок. К ним относятся трудовые договоры, различные приказы о назначениях и переводах, а также повышениях, все они должны быть оригиналами. Кроме того, придется отправиться в Пенсионный фонд за справкой о стаже. В некоторых ситуациях, вероятно, будут необходимы другие подтверждающие документы.

В том случае, если предприятие уже не существует, за сведениями следует обращаться в архивную службу города. При наличии в ней необходимого запаса сведений выдается справка в соответствии с запросом. Не вносятся лишь те записи, которые сочтены недействительными. Если же предприятие, на котором трудился работник, просто преобразовано, то обращаться нужно в отдел кадров существующего правопреемника. При обращении в кадровый отдел там будут обязаны ознакомить работника с порядком действий и объяснить, как восстановить потерянную трудовую книжку.

В случае вины работодателя

Если трудовая книжка утеряна из-за вины работодателя вследствие халатного отношения или непредвиденных различных ситуаций, тогда должна создаваться специальная комиссия с привлечением незаинтересованных лиц. Ими могут являться работники других отделов, представители профсоюза или лица исполнительной власти. Согласно законодательству, если нет достоверных сведений для внесения в трудовую книжку, они должны быть подтверждены двумя свидетелями. Кроме того, трудовой стаж вписывается в дубликат без разбивки его на периоды и занимаемые должности, то есть суммарно.

В том случае, если работодатель не в силах разъяснить причины утери документа, или доказано, что он сделал это умышленно, следует обратиться в Трудовую инспекцию или судебную инстанцию. Возможно, при намеке о соответствующих действиях трудовая книжка работника неожиданным образом найдется, что будет свидетельствовать о том, что она не была выдана намеренно.

Работодатель обязан будет выплачивать средний заработок за каждый просроченный день задержки выдачи на руки сотруднику его книжки, согласно законодательству о труде. Также в этом случае он может понести наказание в соответствии с кодексом РФ об административных нарушениях.

Правила заполнения дубликата трудовой книжки

В третью графу «Сведений о работе» вносятся данные об общем трудовом стаже суммарно, то есть единое количество лет, месяцев или дней, кроме записи с последнего места работы. При этом не вписываются занимаемые ранее должности, периоды и не указываются предприятия, на которых трудился работник. Подобное оформление дубликата допускается в том случае, если нет подтверждающих документов о трудовом стаже и занятости на других предприятиях.

Наличие таких документов дает основание к более внимательному и полному рассмотрению этого вопроса. Во вторую графу должна вноситься дата трудоустройства, так же, как и дата увольнения. В третью – наименование предприятия и должность работника. Кроме того, делается соответствующая запись о переводе его на разные должности в случае повышения или прочего. В этой же графе пишется причина увольнения или основания для этого. В четвертую графу вносится название документа, его номер и дата оформления. Именно эта запись является основанием для того, чтобы в дубликат трудовой книжки были внесены новые записи.

Существует раздел «Награждения», куда, соответственно, вносятся сведения о поощрениях и наградах, полученных на месте прохождения трудовой деятельности. Штамп о том, что эта трудовая книжка является дубликатом, ставится на титульном листе в правом его углу, там же заполняются поля, куда вносятся личные данные работника.

Ни один человек не застрахован как от несчастных случаев, так и от потери необходимых документов, в частности трудовой книжки. Это очень неприятно и, естественно, влечет за собой ряд проблем. Поэтому, задаваясь вопросом, как восстановить трудовую книжку при утере, стоит помнить, что восстановление как таковое невозможно – выдается на законных основаниях лишь заверенный дубликат. Кроме того, не следует ни в коем случае пользоваться услугами разных мошенников и фирм с сомнительной репутацией, которые будут уверять в изготовлении копии утерянного документа быстро и без проблем. Такой документ будет считаться незаконным, и его использование может повлечь за собой уголовную или административную ответственность.

Ссылка на основную публикацию